【法规名称】
【颁布部门】 深圳市档案局
【发文字号】 深档规[2010]1号
【颁布时间】 2010-01-11
【实施时间】 2003-08-01
【效力属性】 有效
【法规编号】 485804 什么是编号？
【正 文】
第2页 深圳市档案局关于印发《深圳市电子文件归档及管理办法》的通知(2010重新发布)
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[接上页] （三）归档电子文件的物理地址应由网络管理人员存放在指定的服务器上，并采取备份措施。 第十三条 电子文件可卸载式归档应符合以下要求： （一）归档电子文件应下载到本办法规定的载体上； （二）经办过程中的情况随时记录在相应的文件中； （三）电子文件办理完毕后3个月内应进行归档。 第四章 归档电子文件的移交 第十四条 市档案移交单位应当于每年第一季度采用在线式归档方式或者可卸载式归档方式将上一年度应归档的电子文件移交给深圳市文件管理中心（以下简称市文件中心）。 各区档案移交单位暂将应归档的电子文件按上述要求移交给所在区档案馆。 第十五条 归档电子文件的移交内容包括归档电子文件、电子文件元数据表及有关材料。 专用软件产生的电子文件原则上应转换为通用型电子文件，若不能转换，必须将专用软、硬件及相关技术资料送文件中心备案，并填写《专用软、硬件设备登记表》（参见附录四）。今后若采用新型软、硬件设备或系统升级，应当到文件中心办理相关手续，并在规定期限内移交原有软、硬件设备及相关资料。 第十六条 归档电子文件移交前，文件形成单位必须认真检测电子文件，并由检测人员填写《归档电子文件移交检验表》（参见附录五）。检验表一式两份，一份由文件中心或档案馆归档保存，一份由电子文件形成单位保存。 第十七条 检测人员应检验下列项目： （一）载体外观检验，如载体有无划痕、是否清洁等； （二）病毒检验，如是否有病毒等； （三）真实性检验，如电子文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后是否与形成时的原始状况一致； （四）完整性检验，如电子文件的内容信息、背景信息、结构信息等是否有缺损； （五）有效性检验，如电子文件是否具备可理解性和可利用性，包括载体的完好性、信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的兼容性等； （六）技术方法与相关软件说明资料检验，如技术方法与相关软件说明资料等是否齐全。 第十八条 向市文件中心或各区档案馆移交的电子文件应一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地封存保管。 第十九条 市文件中心保管的电子文件经市档案馆鉴定后，其中具有永久保存价值的由市档案馆接收进馆。 第五章 归档电子文件的保管 第二十条 归档电子文件的保管应符合下列要求： （一）归档载体应做防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层； （二）归档载体应直立存放于防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中； （三）环境温度控制范围是17℃-20℃，湿度控制范围是35%-45%。 第二十一条 归档电子文件有效性的保证措施： （一）每满1年对电子文件涉及的形成单位和档案馆的设备更新情况进行一次检查登记； （二）对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于40%，如果发现问题应及时采取恢复措施。 （三）设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子文件的载体转换工作，同时，原载体保留时间不少于3年。 （四）磁性载体上的电子文件，每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。 第二十二条 市档案馆、市文件中心、各区档案馆、各单位档案部门应定期对电子文件的接收、利用和销毁等情况进行统计。 第六章 归档电子文件的利用与销毁 第二十三条 归档的电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。 第二十四条 利用时使用拷贝件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时，应采取身份认证、权限控制等安全保密措施，并遵守国家有关保密规定。 第二十五条 归档电子文件的销毁需编制销毁清册，并报本单位主管领导批准。 第二十六条 非保密电子文件可进行逻辑删除。属于保密范围的电子文件被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。 第七章 附则 第二十七条 本办法自2003年8月1日起施行。 附录一： 归档电子文件存储格式及载体 （一）归档电子文件存储格式 基本数据类型 格式 数据库 DBF 文本 DOC WPS TXT PDF RTF 声音 MP3 WAV MIDI 图形 DXF 图像 GIF TIFF JPEG BMP XBM 视频 RM AVI MPEG-2 MPEG-4 网页 SGML HTML XML 幻灯片 PPT 课件 DRC 表格 XLS （二）归档电子文件存储载体 载体名称 |
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