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【法规名称】 
【发文字号】 宁党办[2007]43号
【颁布时间】 2007-09-28
【实施时间】 2007-09-28
【效力属性】 有效
【法规编号】 203595  什么是编号?
【正  文】

宁夏回族自治区党委办公厅、人民政府办公厅关于印发《宁夏回族自治区电子文件归档与管理办法(试行)》的通知


  各市、县(区)党委(工委)和人民政府,区党委和区直各部委办厅局,各人民团体、直属事业单位,各大型企业:
  
  自治区档案局根据《中华人民共和国档案法》、《宁夏回族自治区档案条例》等法律法规和国家档案局《电子文件归档与管理规范》等有关规定,结合我区实际,研究制定的《宁夏回族自治区电子文件归档与管理办法(试行)》已经自治区党委、人民政府同意,现印发给你们,请认真贯彻执行。
  
  
宁夏回族自治区电子文件归档与管理办法(试行)

  
  1.总则
  
  1.1为规范我区电子文件归档与管理工作,保障电子文件的安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》、《宁夏回族自治区档案条例》等法律法规和国家档案局《电子文件归档与管理规范》等有关规定,结合我区实际,制定本办法。
  
  1.2本办法所称的电子文件归档与管理是指各级党政机关、人民团体、企事业单位在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件(含电子公文)的形成、积累、鉴定、归档、保管、利用和统计的过程。
  
  1.3本办法适用于本区范围内的各级党政机关、人民团体、企事业单位及各类组织。
  
  1.4县级以上档案行政管理部门负责对本行政区域内电子文件的归档与管理工作实行监督和指导。
  
  2.术语和定义
  
  下列术语和定义适用于本办法:
  
  2.1电子文件electronic records指在数字设备及环境中生成,以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
  
  2.2归档电子文件archival electronic records指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
  
  2.3背景信息context指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
  
  2.4元数据metadata指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
  
  2.5逻辑归档logical filing指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
  
  2.6物理归档physical filing指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。
  
  2.7真实性authenticity指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。
  
  2.8完整性integrity指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
  
  2.9有效性utility指电子文件应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
  
  2.10捕获capture指对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。
  
  2.11 迁移migration指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。
  
  3.电子文件归档原则与管理
  
  3.1电子文件归档实行“双轨制”归档管理原则。
  
  3.1.1为保证电子文件的安全性,防止因灾难、意外可能带来的数据丢失,对于电子文件正式文本实行双套保存。
  
  3.1.2电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,电子文件与纸质或其他载体形式的文件一并归档,并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。
  
  3.1.3具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件,如没有纸质等拷贝件,须制成纸质文件与电子文件一并归档,并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。
  
  3.2对只有电子签章的电子文件,归档时应当在纸质文件上加盖具有法律效力的非电子签章,以保证电子文件的凭证作用。
  
  3.3管理制度与技术措施
  
  3.3.1各级档案行政管理部门建立与各单位档案人员、文书处理人员和数据管理人员的指导和联系制度,保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。
  
  3.3.2各立档单位应有严格的电子文件归档管理制度和技术措施,保证管理工作的连续性以及电子文件真实性、完整性、有效性、安全性。
  
  3.3.3电子文件归档应当明确时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求,保证归档电子文件的质量。
  
  3.3.4对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控的技术措施须有效、可靠,保证管理工作的连续性。
  
  4.电子文件的真实性、完整性和有效性保证
  
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