【法规名称】
【颁布部门】 深圳市档案局
【发文字号】 深档字[2002]78号
【颁布时间】 2002-07-12
【实施时间】 1997-01-21
【效力属性】 有效
【法规编号】 369071 什么是编号？
【正 文】
第2页 深圳市档案局关于重新发布深圳市档案局《关于印发＜立档单位档案分类方案编制规则＞的通知》的决定
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[接上页] 1．分类体系表 将立档单位职能活动形成的档案按一级、二级类目排序，形成一个分类体系表，该表简洁明了，较直观地揭示一个立档单位职能活动所形成的各类档案情况。 该表如下图所示： 0102030405060708 09 10 党行业基设会人声 职 职…职 群政务本备计事像 能 能能 工管管建仪档档档 作理理设器案案案12 N ││││││││││ ┌─┼─┬─┐┌─┼─┬─┐┌┴┐││┌─┼─┬─┐┌┴┐┌┴┬─┐┌┼┐ ┌┐ ││││││││││按按││││││││││││ ││ 01020304010203040102建设010203040102 010203 党组纪工政人物安政业设备会会会其干工 照录录 项种 务织检青务事业全策务目类计计计它部人 片音像 设或 综宣监妇综管后保法规置型凭账报档档 号 合传察合理勤卫规范设证簿表案案 置 图中O1-08为通用类型的类目，09之后为职能类型的类目。任何立档单位的档案全宗都是由上述两大类型档案组成，不同的单位可能有不同的通用类，可能编到09、10……，其职能类序号相应顺延。其中职能类型1-N是一个单位档案的主要类别，要根据立档单位的主要职能活动的实际来设置。 2、分类类目细分表 该表详尽地反映了立档单位职能活动形成的所有应归档的文件材料、分类排序、保管期限划分情况，集分类、归档范围、保管期限三者为一体，能较好地指导立档单位实行部门立卷及文件材料价值鉴定工作。 分类类目细分表的构成如下图所示： ┌───────┬───────┬───┬────────────┬────┐ │ 一级类目 │二级类目│ 序号 │三级类目│保管期限│ ├───────┼───────┼───┼────────────┼────┤ │党群工作（01）│党务综合（01）│001 │党委会议决议、纪要、记录│永久│ ├───────┼───────┼───┼────────────┼────┤ │││002 │党委工作计划、工作总结（│永久│ ││││年度的）││ ├───────┼───────┼───┼────────────┼────┤ ││││党委工作计划、工作总结（│长期│ ││││半年的）││ └───────┴───────┴───┴────────────┴────┘ （1）一级类目是立档单位档案实体分类的最高层位，根据立档单位的职能分工，结合档案记述的内容性质，设立若干个一级类目。 （2）二级类目是对一级类目职能的分解，按照单位工作职能、性质，结合档案特点设置。 （3）三级类目是对二级类目的细分，一般表现为归档范围的条款，可以用概括揭示问题或文件内容的主题词作为类目名称。 （4）保管期限 按照国家对保管期限划分的有关规定，对三级类目归档范围条款逐一确定其保管期限。 3．分类主题词表 为了计算机管理档案的需要，每个立档单位应在已编制以上两表的基础上，依据本单位职能并结合形成的档案内容编制本单位实用的档案分类主题词表，形成集分类、主题词为一体的词表。该表分类类目与主题词互相参照，形成规范化的检索标识，从而正确指出档案文件主题，提高标引的准确性和一致率，是实现计算机管理档案进行档案文件标引检索的重要基础。 编制档案分类主题词表，其方法为：以本单位已编制的分类类目细分表为主体构架，将类目细分表中的一部分非主题词性的类名转换为规范化的主题词或使它具有主题词功能，使主题词能够找到相应的类目，按照分类类目细分表的结构体系排列成分类号与主题词互相对应的词表。该表既集分类、主题词为一体，又是实现档案实体分类与信息检索一体化的重要途径，是文档单位档案分类的重要配套材料。 分类主题词表的结构如下图所示： ┌──────────┬─────────┬──────────┐ │一级类（职能名称）│ 二级类（类别词） │ 三级类（类属词） │ ├───┬──────┼───┬─────┼──────────┤ │序号│类目名称│序号│ 类目名称 │ 主题词范畴 │ ├───┼──────┼───┼─────┼──────────┤ │ 01 │党群工作│0101│ 党务工作 │ 党员代表大会 │ └───┴──────┴───┴─────┴──────────┘ 在档案分类主题词表中，采用的排列方法为：职能名称（一级类）+ 类别词（二级类）+ 类属词（三级类），其中类别词为分类表中的二级类目，将其用主题词来规范，既有分类表中的类目作用，又是一个具有上位概念的主题词。主题词范畴中主题词的选定要根据词表的使用范围，选择那些在职能工作中经常出现的，具有检索意义和使用频率适中的最基本的名词术语。 （三）使用说明 说明档号标识和案卷排列方法。 |
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