【法规名称】
【颁布部门】 青岛市档案局
【发文字号】 青档字[2002]77号
【颁布时间】 2002-12-30
【实施时间】 2002-12-30
【效力属性】 有效
【法规编号】 440500 什么是编号？
【正 文】
第2页 青岛市《归档文件整理规则》实施细则
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[接上页] 4.5.1.7备注。注释归档文件需要补充和说明的情况。 4.5.2归档文件目录及封面用纸采用国际标准A4型(长、宽分别为297mm、210mm)(式样见图三)。 4.5.3归档文件目录(加封面)的装订，应使用统一规格的目录夹(式样见图四)。 4.6装盒。归档文件应按件号顺序装入档案盒，并填写备考表、档案盒封面及盒脊项目。 4.6.1不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。 4.6.2不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。 4.6.3 档案盒外型尺寸为310mmⅹ220mm(长ⅹ宽)，盒脊厚度根据需要设置为20mm、30mm、50mm(式样见图五)。 4.6.4档案盒封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称(即立档单位名称)，全宗名称应以印章形式盖在档案盒封面相应位置上(式样见图六)。 4.6.5档案盒盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号和盒号。除保管期限外，其他均用阿拉伯数字填写(式样见图七)。 4.6.5.1全宗号。同4.4.1。 4.6.5.2年度。盒内文件的形成年度，如1999。 4.6.5.3保管期限。盒内文件所属保管期限，一般以汉字全称表示，如"永久"、"长期"、"短期"。 4.6.5.4起止件号。盒内排列最前和最后的归档文件的件号，其间用"-"号连接，如"12-89"。 4.6.5.5盒号。档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。一般一种保管期限编一个流水号。 4.6.6备考表。置于盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期(式样见图八)。 4.6.6.1盒内文件情况说明。填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。 4.6.6.2整理人。负责整理归档文件的人员姓名。 4.6.6.3检查人。负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 4.6.6.4日期。归档文件整理完毕的日期。 |
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