【法规名称】
【颁布部门】 厦门市档案局、市人力资源和社会保障局、市地方税务局
【发文字号】 厦档[2011]39号
【颁布时间】 2011-05-18
【实施时间】 2011-06-01
【效力属性】 有效
【法规编号】 557707 什么是编号？
【正 文】
第2页 厦门市社会保险业务档案管理暂行办法
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[接上页] 第十六条 社保业务档案的保管期限定为永久和定期两种。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年。各种社保业务档案的具体保管期限按照《厦门市社会保险业务文件材料归档范围和保管期限表》（见附件2）执行。社保档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。 第十七条 各类社保业务档案中涉及会计的档案材料依据《厦门市会计档案管理办法》（厦档[1999]30号）整理归档。 各类社保业务电子文件依据《电子文件归档与管理规范》（gb/t 18894-2002）、《电子文件管理暂行办法》（厅字[2009]39号）、《福建省电子文件归档与电子档案管理办法（试行）》（闽委办[2003]25号）及国家税务总局电子档案管理相关规范整理归档。 各类社保业务声像档案应依据《照片档案管理规定》（gb/t11821-2002）、《磁性载体档案管理规范》（da/t15-95）整理归档。 各门类档案材料，国家有新规定的，从其规定。 第十八条 社保档案的移交： （一）各级社保机构应将保管期限为永久的社会保险业务纸质档案，自形成之日起满10年即向同级国家档案馆移交，同时一并移交全宗指南、案卷目录、文件级目录和相关参考资料；将保管期限为永久、100年、50年的社会保险业务电子档案，自形成之日起满5年即向同级国家档案馆移交。 （二）各级社保机构每年9月底前应将上一年度保管期限为永久、100年、50年的社保档案目录的电子数据报送到同级档案行政管理部门。 （三）各级社保机构业务部门应根据实际情况，执行一年一移交、或一季度一移交、或一月一移交的档案移交制度，按时向本单位档案管理部门移交各年度的社保档案。 （四）档案移交时，交接双方根据移交清单清点核对，并履行签章手续。移交清单一式两份，交接双方各存一份。 第四章 保管与利用 第十九条 各级社保机构应设置专门库房，配置符合国家标准要求的档案装具，集中保管社保业务档案。档案保管应采取防火、防盗、防尘、防强光、防高温、防湿、防虫鼠、防污染、防水淹、防磁等安全措施，配置相应的防护设备，库房的门窗、墙壁必须坚固、无缝隙。 第二十条 各级社保机构档案部门应定期对档案进行检查清点，确保档案不丢失，不损坏。发现档案破损、虫蛀、褪色或字迹模糊等现象时，应及时进行修补、复制或其它技术处理。 第二十一条 各级社保机构应对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行准确统计，填写机关、企事业档案登记表，并于每年9月底前报送同级档案行政管理部门。 第二十二条 各级社保机构应根据工作需要为综合档案室配备计算机、扫描仪、刻录机等现代化设备，采用功能齐全、性能稳定、数据安全的档案管理软件，逐步实现经办社保业务与档案归档管理的一体化和提供利用的现代化。 第二十三条 各级社保机构应坚持纸质档案与电子档案双轨制的原则，要定期做好各种数据库的备份和刻录光盘的归档工作，并坚持将具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文档及时转换为纸质文件或缩微胶卷同时归档。 电子档案备份载体推荐使用耐久性好的只读光盘或一次性写光盘，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。电子档案备份应一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。 第二十四条 各级社保机构档案部门应建立健全档案借阅制度，明确规定社保档案的利用权限，建立档案借阅登记簿，健全借阅档案登记、审批手续，做好利用效果反馈登记工作。 第二十五条 各级社保机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。 第二十六条 各级社保机构保存的档案原则上不得外借。如有特殊需要，经本单位负责人批准并核实参保者身份后，可以提供查阅或复制。 第五章 鉴定与销毁 第二十七条 各级社保机构应成立鉴定小组，对已到期的社保档案进行鉴定并提出处理意见。 鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。 第二十八条 各级社保机构对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，按行政隶属关系分别报上级社会保险行政部门或社会保险费征收机构备案，经本单位主要负责人批准后销毁。销毁档案时，应派两人以上监督销毁档案，防止档案遗失和泄密。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册归入全宗卷永久保存。 未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。 第六章 附 则 第二十九条 本办法由厦门市档案局、厦门市人力资源和社会保障局、厦门市地税局负责解释。 第三十条 本办法自2011年6月1日起施行，有效期2年。 |
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