第2页 天津市财政局关于规范我市政府采购档案管理工作的通知
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[接上页] 1.政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构要指定专人负责政府采购档案的管理并建立岗位责任制度。 2.政府采购合同签订后三个月内或项目竣工验收后一个月内，由项目经办人或责任人将该采购项目的所有文件材料进行收集整理后移交档案管理人员归档。 3.政府采购档案归档要求： （1）政府采购档案采用“年度项目编号”的方法排列和编组，一个项目一盒或数盒，跨年度的政府采购项目档案归入采购行为完成年。 （2）盒内项目内容齐全完整，规格标准统一，档案材料按照政府采购工作流程的顺序排列，依次为政府采购管理文件、政府采购实施前期准备文件、政府采购开标（谈判、询价等）文件、政府采购评审文件、政府采购中标（成交）文件、政府采购合同、验收及结算文件和其他文件。 （3）档案材料签名、印鉴手续齐全，必须是原始件的，不可用复印件替代。 （4）档案材料应逐件编号，并按档案目录样本填入目录。 （5）档案文件、资料应采用标准a4纸记录和打印，工程项目的设计图纸可根据具体情况确定，大于a4纸的，应折叠成a4纸大小归档。 （6）档案装具应使用无酸卷皮卷盒。 （7）档案收集、整理和保管应符合国家有关档案质量标准，便于保管和利用。 4.档案管理人员应按照归档内容要求，负责接收、归档、装订、编制目录、填写备考表并保证政府采购档案的标识清晰有效，确保政府采购档案安全保管、存放有序、查阅方便。 5. 政府采购档案保管期限为从立卷的第一天算起至少十五年。未中标（成交）供应商的投标（谈判、询价）文件及相关资料由采购代理机构从采购结束之日起保存五年。 6. 政府采购档案应妥善保管，并保证贮存场所的存放安全，做好防虫、防尘、防潮、防火、防盗、防鼠等工作。 四、政府采购档案的使用、移交和销毁要求 1.各单位要建立健全政府采购档案查（借）阅登记制度，妥善管理，合理使用。未经批准，不得擅自查阅、复印或借出政府采购档案。 2.档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封或抽换。 3.政府采购档案管理人员发生变更时，应按规定办理档案移交手续。采购人或采购代理机构因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，应将在终止和办理注销登记手续之前形成的政府采购档案按档案管理的有关规定移交相关部门；机关、事业单位和社会团体应移交上级主管部门，社会代理机构应移交同级政府采购管理部门。 4.保管期满的政府采购档案，应按照档案法及档案主管部门规定的程序和手续进行销毁。 五、监督检查 政府采购监督管理部门应当加强对政府采购档案工作的指导、监督和检查。采购人和采购代理机构应当积极配合政府采购监督管理部门对其政府采购档案的监督检查。 单位或个人在政府采购档案管理工作中有违反《中华人民政府采购法》、《天津市档案管理条例》等法律法规规定的，应当依法进行处理。 附件：1.政府采购项目档案清单 2.政府采购档案目录（样本） 二○一○年五月三十一日 附件1： 政府采购项目档案清单
附件2： 政府采购档案目录（样本） 项目名称： 归档部门：
档案情况说明
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