为全面推进本市社区档案工作，促进社区两个文明建设，保持改革、发展和稳定的协调发展，现根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》和《民政部关于在全国推进城市社区建设的意见》，就加强本市社区档案工作提出如下意见：
　　
　　一、提高认识，切实加强对社区档案工作的领导
　　
　　社区档案主要是指社区党组织、社区成员（代表）大会、居民委员会以及社区群团组织在居民自治、街政建设等各项工作中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的记录。街道办事处和有关职能部门在社区设立的群团组织和社区服务机构形成的档案也是反映社区建设的真实记录。社区档案工作是社区建设的一项基础性工作，做好社区档案工作，对于加强城市基层组织建设，规范社区管理，促进社区两个文明建设具有重要的意义。各街道办事处要从贯彻“三个代表”重要思想的高度，充分认识社区档案工作在社区建设中的地位和作用，切实加强对档案工作的领导，把档案工作纳入社区建设规划，纳入文明建设目标，列入工作考核范围，明确分管领导，逐级落实责任，切实解决社区档案工作的人员、经费、库房设施等实际问题，使档案工作与社区各项建设同步协调发展。
　　
　　各级档案行政管理部门要加强对社区档案工作的监督、检查和指导。民政、劳动和社会保障等管理机关的档案部门应当履行对社区有关群团组织和社区服务机构的档案指导职责。
　　
　　二、依法治档，规范社区档案工作
　　
　　依法治档是社区档案工作健康、持续发展的基本保障。各街道办事处、居委会社区群团组织和社区服务机构要根据档案法律法规，配备专（兼）职档案人员，并建立健全立卷归档、安全保管、借阅利用和鉴定销毁等规章制度，使社区档案工作纳入规范化、法制化管理的轨道。社区专（兼）职档案人员负责收集、整理和保管本社区全部档案，并积极提供利用。各区县档案行政管理部门要在继续组织开展街道办事处档案工作目标管理考评活动的同时，积极开展居委会合格档案管理认定活动。到2003年，全市各街道办事处的档案管理争取全部达到市级或区级标准，居委会档案管理合格率达到60%，2004年达到85%，2005年达到100%。
　　
　　社区档案部门要严格保管档案，采取必要的防盗、防火、防潮、防虫、防光和防尘等措施，并定期进行检查，确保档案的完整与安全。
　　
　　三、齐抓共管，共同推进社区档案资源建设
　　
　　社区档案是社区活动的真实记录，是社区建设与发展的重要依据。各有关单位必须依法对社区档案实行集中统一管理。文书材料在形成后的第二年六月底以前归档。会计档案在会计年度结束后，可由会计部门暂存一年，期满后移交本单位档案室。基本建设文件在项目竣工验收后及时归档。设备文件在设备开箱验收后及时归档。任何部门和个人不得拒绝归档或据为己有。
　　
　　随着政府职能的进一步转变和经济体制改革的不断深入，一些由政府和单位承担的社会管理职能正在逐步转向社会，移到社区，社区管理和社区中各类群团组织的服务功能将不断增强，因此，社区档案形成的领域也将逐步扩大，内容涉及党建、精神文明创建、民政、劳动、社保、司法、公安、文化、宣传、教育、科技、卫生、城建、环保等方方面面。为此，各有关部门应当齐抓共管，通力协作，严格按照国家有关规定做好对各类文件材料的收集归档工作。当前，尤其要加强基层党建、社区民主、劳动就业、社会保障、社区文化和旧区改造等活动的建档工作。同时，做好有关社会名人、民俗风情、社区面貌变迁等珍贵档案史料的征集工作，鼓励社区居民向国家综合档案馆捐赠档案，使记载和反映社区发展历史轨迹的档案得以集中保存，安全保管。
　　
　　四、面向社区，充分发挥档案信息资源的作用
　　
　　开展社区档案工作，目的在于为社区两个文明建设和广大居民提供及时、有效的档案服务。各级档案部门要坚持社区建设以及社区中的群团组织发展到哪里，档案服务就延伸到哪里，贴近百姓，服务大众。市和区县档案局馆要在为领导和工作部门提供服务的同时，进入社区，开展多种形式的档案服务活动，促进社区的改革、发展和稳定。各社区组织要围绕社区建设的重点工作、热点问题和居民需求，主动发掘档案信息资源，开展有关宣传教育活动，并为解决居民实际困难提供服务，充分发挥档案信息资源的作用。

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