【法规名称】
【颁布部门】 深圳市档案局
【发文字号】 深档字[2002]78号
【颁布时间】 2002-07-12
【实施时间】 1994-12-12
【效力属性】 有效
【法规编号】 368997 什么是编号？
【正 文】
深圳市档案局关于重新发布《关于印发＜深圳市档案案卷质量标准＞的通知》等3个规范性文件的决定
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根据深圳市人民政府办公厅《关于组织修订和重新发布市政府及各工作部门规范性文件的通知》（深府办〔2001〕98号）的要求，我局对2000年12月31日以前制定的规范性文件进行了全面清理，对需要继续执行的规范性文件作了必要的技术性修改。现决定将《关于印发深圳市档案案卷质量标准的通知》等3个规范性文件重新发布。我局2000年12月31日以前制定的规范性文件本次未重新发布的，今后不再执行。 附：重新公布规范性文件目录 1．关于印发《深圳市档案案卷质量标准》的通知（深档字〔1994〕49号） 2．关于印发《立档单位档案分类方案编制规则》的通知（深档字〔1997〕8号） 3．关于印发《深圳市实施国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法细则》的通知（深档字〔1998〕90号） 深圳市档案局关于印发《深圳市档案案卷质量标准》的通知 （1994年12月12日深档字[1994]49号） 各区人民政府办公室、档案馆，市直属机关，各集团（总）公司，市属处以上事业单位，驻深有关单位： 为规范各单位文件立卷归档工作，确保归档案卷质量，提高档案管理水平，根据《国家行政机关公文处理办法》和《机关档案工作条例》的规定，现将《深圳市档案案卷质量标准》印发给你们，望认真贯彻执行。在执行过程中，有何问题或建议，请及时向我局反映。 深圳市档案案卷质量标准 一、组卷要求 （一）齐全完整 1．应归档文件齐全。 2．一个问题的构件不能缺漏。 （二）分类科学 全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。 （三）保持文件内在联系 1．时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆。遇到某些特殊情况，按以下原则处理： （1）跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度；没有复文的，放在请示年度；跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，放在会议结束的年度；跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度；法规性文件放在公布或批准的年度。 （2）按专门年度（如教学年度、会计年度、粮食年度等）形成的文件，放在专门年度组卷。 2．来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。 3．内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。文电应合一组卷。单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。 不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在案卷目录和卷内目录中加注说明。 其他文件材料按有关规定组卷。 4．划分保管期限。根据国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》和其它有关专业档案保管期限的规定，结合文件的具体情况，将不同保存价值的文件分别组卷。 5．题名确切。案卷题名结构完整，应当准确概括卷内文件的主要制发机关、问题、文种。文字简练，标点正确。 二、外形要求 （一）采用由市档案局统一监制的规范化的档案卷皮、卷盒、照片（底片）档案夹、卷内文件目录、案卷目录等装具材料。 （二）填写案卷封面。应用毛笔或黑色墨水钢笔按规定逐项填写清楚，字迹工整、清晰。 （三）案卷装订。装订之前，须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对破损的文件进行裱糊；装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。 1．单份文件装订的案卷，卷内文件应逐件用线装订，正本与定稿合订在一起。 2．整卷装订的案卷，采用三孔一线的方法装订，结头放在文件的底部、卷皮之内。 3．不宜装订的历史文献、珍贵档案、图表、照片等，则装入卷袋或卷盒内。 三、排列编目要求 （一）卷内文件排列。内容单一的案卷，卷内文件按其形成时间先后顺序排列。密不可分的文件应依序排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；重要法规文件的历次稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件的结论、决定、判决性文件在前，罪证、旁证等依据性材料在后。其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。 |
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