【法规名称】
【颁布部门】 深圳市档案局
【发文字号】 深档字[2002]78号
【颁布时间】 2002-07-12
【实施时间】 1997-01-21
【效力属性】 有效
【法规编号】 369071 什么是编号？
【正 文】
深圳市档案局关于重新发布深圳市档案局《关于印发＜立档单位档案分类方案编制规则＞的通知》的决定
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市直各单位： 为了进一步加强我市各单位档案业务的标准化、规范化建设，适应档案管理现代化的需要，我局参照国家关于档案分类、著录的标准和规范，制定了《深圳市档案分类方案编制规则》，现印发给你们，请认真遵照执行。 科学、适用的档案分类方案是指导文件立卷归档和档案管理的业务规范，也是实现计算机辅助档案管理的重要前提。我市将在全市推行通用的档案管理系统软件，因此必须首先统一各立档单位档案分类的方法。为此，要求： 一、各单位要以本单位基本职能和主要任务为依据划分档案类别，按照本规则的规定编制出适用于本单位(含下属单位）的档案分类方案。方案的体系结构、类目设置等，要符合本规则的要求；归档范围和保管期限的确定，要根据国家规定并结合本单位的实际情况进行。 二、各单位在编制档案分类方案时，要征询各职能部门的意见，并经主管档案工作的领导审阅签字后报送我局备案。 三、在此之前已经编制了档案分类方案的单位，要根据本规则的规定进行适当修订，并报我局备案。 四、经我局审定施行的档案分类方案，应保持稳定，不得随意改动。因特殊情况确需改动的，须送我局备案。 特此通知 立档单位档案分类方案编制规则 档案分类方案是立档单位文件归档和档案管理的业务规范。为统一我市各立档单位档案分类的基本方法，以适应档案管理现代化的需要，特对档案分类方案的编制作如下规定： 一、分类原则 档案分类以立档单位的职能分类为基础。 职能是指每个立档单位承担的社会功能及其基本工作任务。建立档案分类体系，应以职能划分作为划分档案类别的依据。档案职能分类法适用于所有立档单位。 任何一个单位都有国家和社会赋予的特定职能，这种职能具体表现为区别于其它单位的专门性的管理或业务技术工作。也有为顺利行使特定职能而进行的一系列辅助性管理活动，如人事、财务、后勤管理等，这些活动一般在所有单位具有共同性。立档单位这两种类型的活动形成两种类型的档案。特定职能活动形成“职能类型”档案，辅助性管理活动形成“通用类型”档案。 以一个单位的全部档案为对象，依据特定职能和辅助管理为立类、划类的标准，建立起完整的档案分类体系，就能全面地系统地反映立档单位的职能活动和历史面貌，也便于档案的收集、整理和科学管理。 二、分类方法 首先把全部档案划分为通用类型和职能类型两大部分。然后分别在每一部分内进行档案的分类。 ┌───┐┌────┐┌────┐ │全宗│ =│通用类型│ +│职能类型│ └───┘└────┘└────┘ （一）通用类型档案的一级类目，一般包括党群工作类、行政管理类、业务管理类、基本建设类、设备仪器类、会计类、声像类、干部职工档案类等。其中“声像类”不是按职能标准，而是为保管方便按载体特征划分出的类。这类档案各单位都存在，所以列入“通用类”。上述各类档案按顺序统一给定类号，由于各单位的建制、规模不同，有些单位可能不完全具备这些类的档案，可以从实际出发不设有关类目。但是给定的类号应予保留，不可被其他类占用。 （二）职能类型档案的一级类目，依其基本职能的分工为标准设立。主要依据是本单位“三定方案”规定的基本职责任务。单位内部组织机构是以现职能划分为基础设立的，因此可参考内部机构设置进行职能分类，但在实际工作中，每个内部机构的具体职能任务可能不只一项，且组织机构变化频繁，具有不稳定性，因此机构设置不能作为分类的主要依据。只有按立档单位的基本职能项目来划分档案的类别，才具有客观准确性和相对的稳定性。 三、档案分类方案的结构 档案分类方案由编制说明、分类表、使用说明三部分组成。 （一）编制说明 编制说明是分类方案的编制目的、分类的依据、规则、体系结构、类目设置以及若干重要问题的说明，是使用方案的指南。 （二）分类表 分类表是分类方案的主体部分，该表是将一个立档单位各职能活动中所形成的全部档案按类目进行划分排序，以图表的形式表示出来，考虑与我市《立档单位档案管理系统》的计算机软件相一致，档案类目排序为先通用类型后职能类型。 分类表有三种形式：分类体系表、分类类目细分表、分类主题词表。 |
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