【法规名称】
【颁布部门】 青岛市档案局
【发文字号】 青档字[2002]77号
【颁布时间】 2002-12-30
【实施时间】 2002-12-30
【效力属性】 有效
【法规编号】 440500 什么是编号？
【正 文】
青岛市《归档文件整理规则》实施细则
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1.范围 1.1本标准规定了归档文件整理的原则和方法。 1.2本标准适用于市直机关、团体和其他社会组织。各区市可参照执行。 2.整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 3.质量要求 3.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 3.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 4.整理方法 归档文件以"件"为单位进行整理。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文为一件。 4.1装订 归档文件应按件装订。归档文件装订前应进行排序。一般顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。汉文本在前，少数民族文字文本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。 4.1.1永久保存的归档文件可采用缝纫机、三孔一线或不锈钢装订针在文件左侧中部装订，装订长度为10-15CM。 4.1.2其他归档文件及书籍、刊物等保持原装订形态。 4.2分类 归档文件采用年度-保管期限或年度-保管期限-机构分类法。同一全宗应保持分类方案的稳定。 4.2.1按年度分类。将文件按其形成年度分类。 4.2.1.1一般应以文件签发日期(即落款日期)判定文件所属年度。 4.2.1.2跨年度形成的会议、案件等文件，归入办结年度。 4.2.1.3几份文件作为一件时，"件"的日期应以装订时排在最前面的文件的日期为准。4.2.1.4文件没有标注日期时，需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。 4.2.2按保管期限分类。即将同一形成年度的归档文件按划定的保管期限分成永久、长期、短期三个类别。 4.2.3按机构分类。即将同一保管期限的归档文件按其形成和承办机构分类。 4.3排列 归档文件在分类方案的最低一级类目内，按其形成时间排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 4.4编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、期限、件号等项目(式样见图一)。 4.4.1全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号。 4.4.2年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2000。 4.4.3期限：归档文件保管期限的简称或代码。 4.4.4件号：文件的排列顺序号。其编制方法是：依据归档文件的排列顺序，一个机关每一年度每种保管期限的归档文件均从"1"开始标注。 4.5编目 归档文件应按保管期限分别按件编制归档文件目录。 4.5.1归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、密级、备注等项目(式样见图二)。 4.5.1.1件号：文件的排列顺序号。 4.5.1.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 4.5.1.2.1填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，不能使用"本局"等含义不明、难以判断的简称。 4.5.1.2.2联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但作为责任者之一的立档单位必须抄录。 4.5.1.2.3未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。 4.5.1.3文号。文件的发文字号。 4.5.1.4题名。文件标题，一般应照实抄录。 4.5.1.4.1有副题名或并列题名的归档文件。在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。并列题名即以其它语言文字书写的题名，需要时可与正题名一并抄录。 4.5.1.4.2题名中反映发文机关名称的，抄录题名时，可省略发文机关名称。 4.5.1.4.3没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的归档文件。应根据文件内容重新拟写或补充标题，外加"[]"号。 4.5.1.4.4有些归档文件独立性强，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定，或者附件是正文的重要补充和说明，可在正件题名后抄录附件题名，外加"()"号。 4.5.1.5日期。文件的形成时间，即文件的签发时间(落款时间)，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，月、日不足两位，前加"0"；将表示月、日的数字回行填写，即填为两行，如 。 4.5.1.6 密级。文件本身标注的保密等级，应照实抄录。 |
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