【法规名称】
【颁布部门】 厦门市档案局、市人力资源和社会保障局、市地方税务局
【发文字号】 厦档[2011]39号
【颁布时间】 2011-05-18
【实施时间】 2011-06-01
【效力属性】 有效
【法规编号】 557579 什么是编号？
【正 文】
第2页 厦门市档案局、市人力资源和社会保障局、市地方税务局关于印发《厦门市社会保险业务档案管理暂行办法》的通知
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[接上页] 归档案卷应做到分类科学，组卷合理，目录编制规范，封面填写字迹工整、美观大方，案卷排列有序。 第十四条 社会保险业务部门应按照《厦门市社会保险业务档案整理规程》（附件3）对应归档的业务文件材料进行分类整理，并及时编制卷内目录（附件3图1）、案卷目录（附件3图2），填写卷内备考表（附件3图3）等。综合档案室应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管。 第十五条 社保业务档案分类和类目设置为：社会保险管理类、社会保险费征缴类、养老保险待遇类、医疗保险待遇类、失业保险待遇类、工伤保险待遇类、生育保险待遇类、社会保险业务统计报表类、社会保险稽核监管类九大类。 第十六条 社保业务档案的保管期限定为永久和定期两种。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年。各种社保业务档案的具体保管期限按照《厦门市社会保险业务文件材料归档范围和保管期限表》（见附件2）执行。社保档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。 第十七条 各类社保业务档案中涉及会计的档案材料依据《厦门市会计档案管理办法》（厦档[1999]30号）整理归档。 各类社保业务电子文件依据《电子文件归档与管理规范》（gb/t 18894-2002）、《电子文件管理暂行办法》（厅字[2009]39号）、《福建省电子文件归档与电子档案管理办法（试行）》（闽委办[2003]25号）及国家税务总局电子档案管理相关规范整理归档。 各类社保业务声像档案应依据《照片档案管理规定》（gb/t11821-2002）、《磁性载体档案管理规范》（da/t15-95）整理归档。 各门类档案材料，国家有新规定的，从其规定。 第十八条 社保档案的移交： （一）各级社保机构应将保管期限为永久的社会保险业务纸质档案，自形成之日起满10年即向同级国家档案馆移交，同时一并移交全宗指南、案卷目录、文件级目录和相关参考资料；将保管期限为永久、100年、50年的社会保险业务电子档案，自形成之日起满5年即向同级国家档案馆移交。 （二）各级社保机构每年9月底前应将上一年度保管期限为永久、100年、50年的社保档案目录的电子数据报送到同级档案行政管理部门。 （三）各级社保机构业务部门应根据实际情况，执行一年一移交、或一季度一移交、或一月一移交的档案移交制度，按时向本单位档案管理部门移交各年度的社保档案。 （四）档案移交时，交接双方根据移交清单清点核对，并履行签章手续。移交清单一式两份，交接双方各存一份。 第四章 保管与利用 第十九条 各级社保机构应设置专门库房，配置符合国家标准要求的档案装具，集中保管社保业务档案。档案保管应采取防火、防盗、防尘、防强光、防高温、防湿、防虫鼠、防污染、防水淹、防磁等安全措施，配置相应的防护设备，库房的门窗、墙壁必须坚固、无缝隙。 第二十条 各级社保机构档案部门应定期对档案进行检查清点，确保档案不丢失，不损坏。发现档案破损、虫蛀、褪色或字迹模糊等现象时，应及时进行修补、复制或其它技术处理。 第二十一条 各级社保机构应对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行准确统计，填写机关、企事业档案登记表，并于每年9月底前报送同级档案行政管理部门。 第二十二条 各级社保机构应根据工作需要为综合档案室配备计算机、扫描仪、刻录机等现代化设备，采用功能齐全、性能稳定、数据安全的档案管理软件，逐步实现经办社保业务与档案归档管理的一体化和提供利用的现代化。 第二十三条 各级社保机构应坚持纸质档案与电子档案双轨制的原则，要定期做好各种数据库的备份和刻录光盘的归档工作，并坚持将具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文档及时转换为纸质文件或缩微胶卷同时归档。 电子档案备份载体推荐使用耐久性好的只读光盘或一次性写光盘，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。电子档案备份应一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。 第二十四条 各级社保机构档案部门应建立健全档案借阅制度，明确规定社保档案的利用权限，建立档案借阅登记簿，健全借阅档案登记、审批手续，做好利用效果反馈登记工作。 |
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