【法规名称】
【颁布部门】 深圳市档案局
【发文字号】 深档规[2010]1号
【颁布时间】 2010-01-11
【实施时间】 2010-01-11
【效力属性】 有效
【法规编号】 485802 什么是编号？
【正 文】
深圳市档案局关于重新发布《关于印发＜深圳市电子文件归档及管理办法＞的通知》等4件规范性文件的决定
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各有关单位： 根据深圳市人民政府办公厅《关于清理2002-2006年市政府部门规范性文件的通知》的要求，我局对2002年1月1日至2006年12月31日期间制定并以我局名义或者由我局牵头会同其他部门联合发布的规范性文件进行了全面清理。现决定重新发布《关于印发深圳市电子文件归档及管理办法的通知》等4件规范性文件。本次重新发布的规范性文件自重新发布之日起有效期为5年，到期自动失效。我局2002年-2006年期间制定发布的规范性文件（不含本部门行政许可实施办法）本次未重新发布的，今后不再执行。 深圳市档案局 二○一○年一月十一日 重新发布的规范性文件目录 1.关于印发《深圳市电子文件归档及管理办法》的通知 2.关于印发《深圳市社区居民委员会档案管理规定》的通知 3.关于印发《深圳市物业管理区域档案管理规范》的通知 4.关于印发《深圳市建筑工程文件归档管理办法（试行）》的通知 深圳市档案局关于印发《深圳市电子文件归档及管理办法》的通知 （2003年7月24日深档字〔2003〕83号） 为了进一步规范我市电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》和《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》的有关规定，我局制订了《深圳市电子文件归档及管理办法》。现予印发，请遵照执行。 深圳市电子文件归档及管理办法 第一章 总则 第一条 为了进一步规范电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》和《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》，制订本办法。 第二条 我市各级国家机关、团体、事业单位的电子文件归档及管理，适用本办法。 企业电子文件的归档及管理，可以参照本办法执行。 第三条 本办法下列术语的含义分别为： （一）电子文件：以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理、存取并可在通信网络上传输的文件； （二）归档电子文件：指经过鉴定具有保存价值的电子文件以及相应的支持软件参数和其他相关数据； （三）在线式归档：指通过计算机网络，在不改变原存储方式和位置的情况下，实现电子文件向档案部门移交的过程； （四）可卸载式归档：指将应归档的电子文件卸载到脱机载体上，向档案部门移交的过程； （五）元数据：关于数据的数据，是一种信息资源组织和管理工具，它可以对文件进行详细、全面、规范的描述，保证电子文件能够被准确理解与有效检索，支持电子文件的管理、利用和长期存取。 第二章 组织管理与职责 第四条 市、区档案行政管理部门按统一领导、分级管理的原则，负责对市、区国家机关、团体、企事业单位产生的电子文件归档及管理实行监督指导。 第五条 各单位应建立电子文件归档管理制度，并指定能胜任工作的专门人员负责电子文件的归档及管理。 第三章 电子文件归档 第六条 电子文件的归档范围、保管期限和密级划分均参照国家关于纸质文件归档的有关规定执行。 第七条 电子文件基本数据类型及其类别代码分别为： （一）文本文件（Text，代码为T）； （二）图形文件（Graphic，代码为G）； （三）图像文件（Image，代码为I）； （四）视频文件（Video，代码为V）； （五）音频文件（Audio，代码为A）； （六）数据库文件（Database，代码为D）； （七）计算机程序文件（Program，代码为P）； （八）多媒体文件（Multimedia，代码为M）。 归档的电子文件应按本办法提供的《归档电子文件存储格式及载体》（参见附录一）选择存储格式和载体，存储电子文件的载体应标明载体编号、类别代码、密级、保管期限等。 第八条 加密的电子文件归档前应做解密处理，明文归档。 第九条 归档的电子文件中应包括《电子文件元数据表》（电子版，参见附录二）、电子文件机读目录、相关软件及其他说明等，并且要附上《归档电子文件登记表》（参见附录三）。 第十条 保管期限属于“永久”、“长期”的电子文件，必须制作至少一份该电子文件的纸质文本同时归档，并建立准确、可靠的标识与之对应。 第十一条 电子文件的归档可采用在线式归档方式或者可卸载式归档方式。 第十二条 电子文件在线式归档应符合以下要求： （一）电子文件形成单位应当设定查询归档电子文件的权限； （二）办理完毕的电子文件应由经办人及时注明标识； |
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