【法规名称】
【颁布时间】 2005-06-29
【效力属性】 有效
【法规编号】 34771 什么是编号？
【正 文】
第2页 事务管理规则
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[接上页] 前项文书稽催、时效统计分析及流程简化等工作，各机关应指定单位或指派专人负责办理。 第 31 条 各机关对文书处理流程、时效及品质，应订定稽核项目及基准，随时抽查或定期检查，并适时检讨改进，作为宣导、考核、奖惩之依据。 第 32 条 （删除） 第 33 条 各机关对于办毕之重要案件或发生之事项，应摘要登录。 第 34 条 公务登录，采下列方式： 一机关日志或大事记。 二公务登记簿。 三工作概况或备忘录。 前项登录，得以电子方式行之。 第 35 条 前条公务登录资料，由经办人员妥为保管，以备查阅，并列入交代。 第 36 条 各机关文书用纸，应依规定标准印制使用。 第 37 条 各机关应尽量改进文书用具及设备，以增进文书处理之效率。 第 38 条 各机关因处理文书需要之章戳，依相关法令规定，自行刻用之。 第 39 条 本规则所称档案管理，系指有关公务各种文书归档案件之点收、分类、编案、编制目录、保管、检调、清理等程序及其工作。 第 40 条 各机关之档案，应采统一管理方法，由档案管理单位集中管理。 第 41 条 各机关之档案，区分如下： 一临时档案：尚未结案，待继续办理之案卷。 二定期档案：经已结案，列有一定保管期限之案卷。 三永久档案：经已结案，具有永久保存价值之案卷。 第 42 条 归档案件之点收，应注意左列事项： 一检查本文及附件是否齐全。 二检查文书处理手续是否完备。 第 43 条 归档案件经点收后，应依照左列各款整理。 一以件为单位，每一收文、发文或签稿及其附件，各称一件。 二按收文、签办、发文或存查日期依序装订。 三附件以随文整理为原则，其有不便随文者，得另行存放。 四如有皱摺、破损等情形者，应先予整补。 第 44 条 各机关之档案，按类、纲、目、节四级分类，由档案主办单位编列档案名称及分类表，陈奉机关首长核定实施。如非必要，应避免更改。 第 45 条 档案应冠案名，其区分如左： 一依文书性质区分：以概括全案之名词为案名，以立案之先后为序。 二依机关名称区分：以机关名称为案名，以隶属机关为序。 三依地域区分：以地域名称为案名，以地域表之代号或地名首字之四角号码为序。 四依人名或企业单位区分：以人名或企业单位为案名，以四角号码或五笔检字法代号为序。 第 46 条 档案号码，分左列三种： 一年号：以中华民国年份编列。 二类号：以代表类、纲、目、节之数字编列。 三案号：以同一类号案件发生之先后顺序编列。 第 47 条 归档案件无前案可并者，始得编立新案，其编号原则如左： 一新案应就年份、类别及有关规定编为年号、类号及案号。 二有前案之案件，无论跨越若干年度，均应并入前案。 三档号应自左至右，编列于相关案件首页之左上角，外文则为右下角。 第 48 条 一案涉及数事者，应先确定其主要类分、编列档案号码，填分存单，或另以影 (复) 本分附于相关档案内。 第 49 条 档案编制目录依左列规定： 一新案应依序登入目录。 二有前案之案件，依原案编列档案号码，在目录卡内登记收发文号。 第 50 条 档案登记后，应连同目录卡存放档案夹内。 第 51 条 档案装订成册，以一年一次为原则，依序标明年号、类号及案号。 第 52 条 档案保管处所，以与其他建筑物隔离为原则，应具有防范灾害之设施，除 档案管理人员外，严禁他人进入档案保管处所。 第 53 条 经装订之档案，应每月抽查一次，以防损坏。 第 54 条 机密档案，应指定专人保管。 第 55 条 本机关人员调案依左列规定： 一调案按一单一案填具调案单，经单位主管签章后调阅。 二调阅非主管案件，其调案单应会原主管单位，或陈奉幕僚长以上长官 核准。 三调阅机密案件，应陈奉幕僚长以上长官核准。 四调案人对所调档案，应负保密及妥善保管之责，不得毁损或转借。未经陈准，并不得影 (复) 印。 五调案人离职时，应将所调之档案全部归还。 第 56 条 他机关调案，应凭正式公文，并经陈奉核准。 第 57 条 档案管理单位应详细登记调案情形。 第 58 条 调阅档案以十五天为限，但有特殊情形者，得酌予展期。 第 59 条 档案之保存，依下列原则，厘订存废基准： 一永久档案，永久保存之。 二可备参考而无需永久保存者，定期保存之。 前项档案，得采微缩或其他方式储存管理。 |
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